Razvrsti / abecediraj spustni seznam v Excelu in Google Preglednicah
Ta vadnica bo pokazala, kako spustite seznam po abecedi v Excelu in Google Preglednicah.
Ko v Excel vnašamo ponavljajoče se podatke, je včasih lahko koristno imeti spustni seznam možnosti, med katerimi lahko izbirate. Močna nova funkcija programa Excel 365 je možnost razvrščanja podatkov in prikaza edinstvenih podatkov samo na seznamu zaradi nove funkcije, imenovane Funkcije dinamičnega niza.
Za pridobitev spustnega seznama edinstvenih vrednosti, razvrščenih po abecednem vrstnem redu, moramo uporabiti dve od teh novih funkcij, in sicer funkciji UNIQUE in SORT. Nato lahko s preverjanjem podatkov ustvarimo spustni seznam iz podatkov, ki jih vrnejo te funkcije.
Upoštevajte, da je možno tudi razvrščanje po abecedi z uporabo VBA.
Funkcija SORT
SORT funkcija nam omogoča razvrščanje seznama podatkov po abecednem vrstnem redu.
V prazno celico desno od naših podatkov lahko vnesemo naslednjo formulo:
| 1 | = RAZVRSTI (B3: B13) |
Ko pritisnemo ENTER ali kliknemo kljukico, da formulo vnesemo v Excel, se pod celico, v katero smo vnesli formulo, prikaže seznam razvrščenih vrednosti iz izbranega obsega. To je znano kot "območje razlitja".
Območje razlitja samodejno prikaže vse edinstvene vrednosti, ki jih vsebuje izbrano območje. Upoštevajte, da je formula v vrstici s formulami v tem razponu razlitja zaradi dejstva, da gre za formulo dinamičnega niza. Če bi na primer izbrisali formulo v celici G2, bi bilo izbrisano tudi območje razlitja. Doseg razlitja je prepoznaven po tanki modri črti, ki se pojavi okoli njega.
Edinstvena funkcija
Funkcija UNIQUE je še ena funkcija dinamičnega polja, ki nam omogoča, da iz seznama izvlečemo edinstvene vrednosti.
V prazno celico desno od naših podatkov lahko vnesemo naslednjo formulo:
| 1 | = ENOTNO (B3: B13) |
Tako kot pri funkciji SORT, se funkcija UNIQUE takoj, ko pritisnemo tipko ENTER, razlije na območje razlitja in zapolni stolpec pod celico, v katero smo vnesli formulo. Seznam bo prikazal samo edinstvene vrednosti iz našega prvotno izbranega območja. Ker gre za formulo dinamičnega niza, formule v tem razponu razlitja ne moremo spreminjati ali spreminjati.
Kombinacija funkcij SORT in UNIQUE
S kombinacijo funkcij SORT in UNIQUE lahko dobimo seznam, ki prikazuje samo edinstvene vrednosti in je razvrščeno po abecednem vrstnem redu.
| 1 | = RAZVRSTI (ENOTNO ((B3: B13))) |
OPOMBA: Ni pomembno, v katerem vrstnem redu gnezdimo funkcije; lahko bi uporabili tudi formulo = ENOTNO (RAZVRSTI (B3: B13)).
Ustvarjanje spustnega seznama
Ta obseg celic lahko zdaj uporabimo za ustvarjanje spustnega seznama, na katerem lahko izbiramo med preverjanjem podatkov.
1. Izberite obseg celic, kjer želimo, da se prikaže spustni seznam, in nato v Trak, izberite Podatki> Preverjanje podatkov.
2. Zdaj izberite Seznam Iz Dovoli list, nato vnesite formulo za Vir seznama.
Za formulo je treba postaviti hashtag (#), da Excel ve, da potrebujemo celotno območje razlitja in ne samo vrednosti v posamezni celici (npr. G2).
3. Kliknite v redu za ustvarjanje razvrščenega spustnega seznama v izbranem obsegu.
Kako po abecednem vrstnem redu spustni seznam v Google Preglednicah
The RAZVRSTI in JEDINSTVENO Funkcije v Google Preglednicah delujejo enako kot v Excelu.
1. Če želite ustvariti spustni seznam, označite obseg celic, ki bo vseboval spustni seznam, nato pa v Meni, izberite Validacija podatkov.
2. Medtem ko se obseg celic, ki vsebuje spustne sezname, samodejno izpolni iz zgornje izbire, moramo vnesti Merila. Seznam iz obsega se samodejno izbere in nato moramo za seznam meril vnesti celoten obseg celic (npr. G3: G7). Funkcija hashtaga, ki jo uporablja Excel, ne obstaja v Google Preglednicah.
3. Kliknite Shrani za vstavitev razvrščenega spustnega seznama v Googlovo preglednico.
