Vrtilna tabela je v bistvu način za pridobivanje podatkov in njihovo predstavitev v berljivi obliki. Vrtilne tabele so odličen način za izpraševanje podatkov in ustvarjanje tabel informacij, ki jih je mogoče osvežiti, ko se spremenijo surovi podatki!
Delovni primer: potrebujete tabelo, ki prikazuje naslednje:
- Koliko delovnih mest (dejanski FTE) imate skupaj
- Razčlenjeno po naslovu položaja
- Razčlenjeno po statusu zaposlitve (Perm/Temp/Casual)
Ko imate neobdelane podatke, ustvarite vrtilno tabelo za svoje surove podatke:
- V orodni vrstici izberite Podatki> Poročilo o vrtilni tabeli in vrtilnem grafikonu…
- Kliknite Naprej
- Preverite, ali so podatki, ki jih želite vključiti v vrtilno tabelo, označeni v Domet
- Kliknite Naprej
- Če želite, da se vaša vrtilna tabela prikaže na novem delovnem listu (zavihek), kliknite Dokončaj. V nasprotnem primeru, če želite, da se prikaže na istem delovnem listu (tj. - pod podatki), kliknite Obstoječi delovni list in izberite prvo celico za podatki, nato pa kliknite Dokončaj
Pojaviti se mora okostje vrtilne tabele.
Če Seznam polj vrtilne tabele (prikazan na desni, zgoraj) ni na voljo, ga boste morali odpreti:
- Z desno miškino tipko kliknite orodno vrstico (kjer koli na spodnjem kvadratu):
- Izberite Vrteča miza.
- Kliknite Pokaži seznam polj
- Zdaj bi morala biti polja prikazana in polje lahko povlečete v desno, da ga zaklenete.
- Povlecite naslednja polja na področja: SKRIVEN FILTER: Nobena
PODROČJE LOČILCA STOLPCEV: Vrsta položaja
PODROČJE LOČILA V REDU: Naslov delovnega mesta
PODROČJE OSNOVNIH PODATKOV: Dejanski FTE
- Če želite osnovno polje spremeniti v vsoto, z desno miškino tipko kliknite polje (obkroženo spodaj):
Izberite Nastavitve polja…
Izberite Vsota.
Kliknite Številka…
Izberite Številka in 2 decimalni mesti nato kliknite V redu.
Podatki bi se morali spremeniti v decimalke.
- Če želite preurediti stolpce vrste položaja: z desno tipko miške kliknite priložnostno> naroči> premakni na konec
Zdaj imate končano tabelo s stolpci po vrstnem redu Stalno, Začasno, Neformalno.
 |  |
Naslednji korak je, da polja, ki jih potrebujete, povlečete v področja tabele, da ustvarite tabelo. Struktura vrtilne tabele je naslednja:
Tipična uporaba območij:
SKRIVO FILTERSKO PODROČJE: Filter za pozicije, ki se redno financirajo
PODROČJE LOČILCA STOLPEC: Vrsta delovnega mesta, Vrsta zaposlitve, Osnova zaposlitve, Razvrstitev
PODROČJE LOČILA V REDU: Organizacije, lokacije, naslovi položajev
PODROČJE OSNOVNIH PODATKOV: Število zaposlenih, FTE
Vrtilna tabela bi morala izgledati tako:
Upoštevajte, da so osnovni podatki privzeto nastavljeni na "Število dejanskih FTE". To pomeni, da se je vsaka pozicija štela za 1, ki ni pomembna za vrednost FTE. Če bi bilo osnovno polje Headcount, bi bilo to pravilno (saj bi bile vse vrednosti 1), vendar so to vrednosti FTE in zahtevajo vsoto in ne štetje.
V teh dveh vadnicah (dva dela) se boste naučili nekaj kul nasvetov glede vrtilnih tabel:
1) Če želite zapolniti prazne vrednosti z ničlami:Z desno miškino tipko kliknite polje osnovnih podatkov (obkroženo spodaj)
Izberite Možnosti tabele… V prazne celice vnesite 0, pokaži (obkroženo spodaj)
Kliknite V redu.
Vrtilna tabela bi zdaj morala zamenjati prazna polja z ničlami.
2) Če želite skriti stolpec Skupaj:
Z desno miškino tipko kliknite polje osnovnih podatkov (zgoraj prikazana vsota dejanskega FTE)
Izberite Možnosti tabele… Počistite polje Skupni seštevek za vrstice (obkroženo spodaj)
Zdaj bi bilo treba stolpec seštevkov odstraniti.
3) Če želite vrteči tabeli dodati skriti filter:Povlecite polje, ki vsebuje filter, v območje skritega podatkovnega filtra (tj. - raven enote organizacije 04)
S puščico navzdol izberite filter enote organizacije. Izberite zahtevani filter (tj. Šport in rekreacija)
Vrtilna tabela zdaj prikazuje samo tiste položaje na ravni enote organizacije 04, šport in rekreacija.
4) Če želite prikazati samo izbrane naslove delovnih mest:
Kliknite puščico navzdol, da izberete Naslov delovnega mesta filter
Za lažjo izbiro povlecite seznam navzven, da bo vidnih več mest
Če je na seznamu veliko vrednosti in želite le nekaj, začnite z odkljukanjem Pokaži vse (prikazano spodaj), da prekličete izbor vseh vrednosti
Izberite položaje, ki jih želite prikazati v tabeli. (tj. športniki in menedžerji)
Kliknite V redu
Vrtilna tabela mora zdaj vsebovati le športnike in menedžerje.
5) Če želite prikazati odstotke vrste položaja za vsako mesto:
Z desno miškino tipko kliknite polje osnovnih podatkov (v tem primeru "Vsota dejanskega FTE")
Izberite Nastavitve polja…
Kliknite Možnosti>>
Izberite % vrstice za Prikaži podatke kot
Kliknite V redu.
Opomba: Na tem seznamu so tudi možnosti za % stolpca in % skupaj pri čemer je slednji zelo uporaben.
Vrtilna tabela zdaj prikazuje odstotke, vendar lahko pride do vrednosti napak za vrstice, ki nimajo položajev (saj ne morete deliti z ničlo!).
6) Če želite odstraniti napake iz vrtilne tabele:Z desno miškino tipko kliknite polje osnovnih podatkov (v tem primeru "Vsota dejanskega FTE")
Izberite Možnosti tabele…
Vnesite 0 v Za vrednosti napak pokaži škatla
Kliknite V redu.
Vse napake je treba zdaj nadomestiti z ničlami.
